Retningslinjer for sletning af persondata

Retningslinjer for sletning af persondata i elektroniske og manuelle registre som Uldum Højskole er dataansvarlig for. 

Uldum Højskole behandler personoplysninger elektronisk i forbindelse med HR-administration og i forbindelse administration og behandling af højskoleelever og kursister.

Om grundlaget for behandling af personoplysninger se Uldum Højskoles oplysning i medfør af artikel 13 og Uldum Højskoles privatlivs- og databeskyttelsespolitik

1. Behandling af personoplysninger til PERSONALE HR-administration 

Uldum Højskole sletter personoplysninger hvis der ikke (længere) er et formål med at opbevare og behandle dem.

Uldum Højskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger i HR-administrationen således, at personoplysninger senest slettes:

  1. a. Sletning af personoplysninger i forbindelse med rekruttering for ansøgere som ikke opnår ansættelse. 

Personoplysninger som afgives af ansøgere i forbindelse opfordret eller uopfordret ansøgning opbevares elektronisk således:

Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk.

Papirdokumenter destrueres efter ind scanning.

Uopfordrede ansøgninger, papirbaserede som digitale, som ikke relaterer sig til et stillingsopslag slettes ved modtagelsen. Ansøgeren modtager en mailbesked/besked om, at den pågældende henvises til at søge på konkrete stillingsopslag og at deres ansøgning med personoplysninger slettes.

Uldum Højskole beder ikke om cpr-nummer i forbindelse med rekruttering. Personoplysninger om ansøgere i forbindelse med rekruttering slettes senest en måned efter at stillingen er besat.

  1. b. Sletning under ansættelsesforholdet – fastansatte, herunder elever. 

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt under hele ansættelses-forholdet.

Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personalejournalen tilføres et notat om, at straffeattesten eller børneattesten er modtaget og set af en ansvarlig leder, og at attesten ikke har givet anledning til bemærkninger.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsesforholdet.

Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne.

Dokumenter som Uldum Højskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes løbende efter Uldum Højskoles nærmere skøn.

Eksempler herpå kan være formløse notater, forældede tjenestelister eller andre lignende dokumenter som Uldum Højskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i PERSONALE HR-administrationen.

Uldum Højskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Uldum Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder

  1. c. Sletning af personoplysninger for timelønnede og løsansatte

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt maksimalt i 5 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag.

Oplysninger i personalemappen, herunder personoplysninger, som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år. Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, f.eks. anlagt af fagforeningen, erstatningssag, arbejdsskader eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personale-mappen tilføres et notat om, at ”Straffeattesten/børneattesten er set og at den ikke har givet anledning til bemærkninger”. Notatet indscannes og lægges i personalesagen.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsen. Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger slettes senest 5 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag.

Dokumenter som Uldum Højskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes efter Udlum Højskole nærmere skøn.

Eksempel herpå kan være formløse notater/noter, forældede tjenestelister eller andre tilsvarende dokumenter som lederen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i personale HR-administrationen.

Uldum Højskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Uldum Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder

  1. d. Sletning af personoplysninger efter ansættelsesforholdets ophør. 

Personoplysninger som indgår i personalemappen slettes 5 år efter den ansatte er fratrådt.

Oplysninger i personalemappen, herunder personoplysninger, som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år.

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, f.eks. anlagt af fagforeningen, erstatningssag, arbejdsskader eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

2. Behandling af personoplysninger om elever i forbindelse med opholdet på Uldum Højskole 

Uldum Højskole sletter personoplysninger hvis der ikke er et formål med at opbevare oplysningerne.

Uldum Højskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger om elever i relation til opholdet på Uldum Højskole:

  1. a. Sletning af personoplysninger i forbindelse med optagelse på Uldum Højskole 

Personoplysninger som afgives af ansøgere eller handlekommunen på ansøgerens vejene i forbindelse ønske om ophold på Uldum Højskole opbevares elektronisk således:

Uldum Højskole ønsker at modtage personoplysninger om elever elektronisk via tilmeldingsformularen på hjemmesiden. Tilmeldingsoplysningerne udskrives på papir og opbevares i mapper i aflåste skabe. Mail med de elektroniske tilmeldingsoplysninger slettes, såsnart papirudgaven er udskrevet.

Tilmeldinger på papir sættes i mapper sammen med udskrevne kopier af elektroniske tilmeldingsformularer.

Personoplysninger som afgives i forbindelse med ønske om ophold på Uldum Højskole, slettes hurtigst muligt og senest 3 måneder efter at det er afgjort, at eleven ikke skal indskrives på Uldum Højskole.

  1. b. Sletning under opholdet på Uldum Højskole

Alle dokumenter som indgår i en personsag opbevares som udgangspunkt under hele opholdet.

Dokumenter som Uldum Højskole ikke ønsker at opbevare under hele opholdet, slettes løbende efter Uldum Højskoles nærmere skøn.

Eksempler herpå kan være formløse notater/noter, eller andre tilsvarende dokumenter som ikke er omfattet af Uldum Højskoles dokumentationsforpligtelse og som Uldum Højskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i forbindelse med opholdet.

Uldum Højskole bruger kun billeder af eleverne på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Uldum Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder

  1. c. Sletning af personoplysninger efter at opholdet på Uldum Højskole er ophørt.

Personoplysninger som indgår i en personsag slettes 5 år efter højskoleopholdet på Uldum Højskole er ophørt.

Oplysninger i personsagen som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år.

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Til statistisk brug gemmes navn, adresse, fødselsdato (ikke cpr-nummer) start- og slutdato på højskoleopholdet i 10 år, såfremt eleven giver samtykke hertil

Såfremt eleven ikke vil give samtykke eller trækker sit samtykke tilbage, opbevares kun fødselsdato (ikke cpr-nummer) start- og slutdato på højskoleopholdet i op til 10 år. jfr. persondataforordningens artikel 5. stk. 1 pkt. b. (anonymisering).

Databeskyttelsesforordningens krav til sletning af personoplysninger:

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 5. stk., 1. pkt. e, at persondata skal:

”Opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende persondata behandles…” 

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13. stk. 2., pkt. a. at den dataansvarlige skal oplyse den registrerede om:

”det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.” 

Forordningen fastlægger ikke efter hvilket tidsrum personoplysninger skal slettes. Personoplysninger kan opbevares så længe der er et sagligt formål med opbevaringen og behandlingen.

default